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如何在IT行業實施內部項目監理制

2019年05月29日 栏目:汽车

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  一、工程项目监理制的由来及其现实意义

  所謂工程監理,就是從技術和管理的角度,對工程實施過程實施控制和管理,確保工程按照用戶方的要求,保質保量地按時完成,并實現預期的建沒目標。在建筑業等傳統行業的工程項目中,工程監理制是早已得到普遍采用的一種項目質量監控方式。它的產生源于對我國傳統的工程建設管理體制弊端的改革,是為了適應向市場經濟體制過渡而采取的改革措施。通常,項目監理是由甲方(用戶)委派的第三方監督機構人員,代表甲方的利益,發揮其在所屬工程項目領域的專業特長,從工程項目的開始至結束的整個項日期間,負責對乙方進行質量監督。

  工程项目监理通常承担以下职能:

  (1)加深用户与工程承建方的沟通,使承建方能够更全面、更准确地了解用户的实际需求,同时用户能及时了解项目的进展情况。

  (2)保证项目建设的全过程有一套明确、合理、可行的计划或者规程,以及相应的审核制度。

  (3)保证系统的关键技术指标在项目实施过程中处于受控状态,及早预测可能影响施工计划的各种因素,及时纠正可能影响系统功能与性能的缺陷。

  大量成功的工程项目实践证明,通过实施项目监理制,能够有效地降低工程建设风险,控制建设经费,保证工程进度和质量。

  二、当前IT项目监理制的主要表现形式

  lT行业作为新兴行业,理应借鉴项目监理这种在其他行业被证明行之有效的质量保证手段,并在实施过程中结合行业自身的特点进行适应性改造。事实上,目前已经有越来越多的lT企业开始实施软件项目的项目监理制。

  从存在形式看,当前IT项目监理制主要有以下两种表现形式:

  (1)沿用传统行业项目监理制的模式,建立信息系统工程监理制度。甲方聘请软件质量测评中心等作为第三方监理机构,代其行使对乙方质量监督的职责。信息化系统工程监理代表用户的利益,以圆满完成用户的信息化系统工程项目为目的,站在第三方的公正立场,对工程的全过程进行有效的监督管理,使工程建设全过程处于严格的监控之下,同时协调用户和承建方的关系,确保项目的实施。

  (2)在企业内部设置项目监理岗位(以下简称内部项目监理),通常由质量保证部门或项目管理部的人员专职担任或兼任。企业对承接的IT项目启动后,每个项目即配备一名项目监理,在项目实施过程中,项目监理既承担CMM体系中的SQA(软件质量保证)的职能,同时也实现项目辅导、项目跟踪监控(SPTO)等职能。这种形式的项目监理实际上只是借用了传统工程项目监理的概念,但它沿袭了传统项目监理的精华,项目监理独立于项目之外,对软件项目或产品质量不负直接,从而保证了其监督软件项目过程及软件产品质量的公正性。由于项目监理是组织内部人员,他对项目所处的微观环境有着深入的了解和体察,因此能及时和准确地发现问题并协调项目经理解决项目存在的问题,从而强化和突出该岗位对项目的辅助和指导功能。

  近年来,厦门建行在进行行业应用软件系统项目的研发过程中,总结多年的项目研发经验,根据自身的项目管理需要,建立了一套切实可行的项目监理机制。厦门建行采用的是内部项目监理制,即在行内IT部门设置项目管理和质量控制部室,该部室人员直接参与各个项目,并担任项目监理的角色,在项目过程中行使项目监理的职责。

  1 承担项目辅导、项目跟踪监控两大职能

  (I)项日辅导

  ①协助项目经理制定项日计划,做好项目总体策划。

  ②在项目实施过程中,从项目范围管理、时间管理、费用管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、风险管哩、采购管理、交接管理等方面协助项目经理进行项目过程管理,提供实时帮助指导,协助项目经理对项目中出脱的各类问题确定解决方案。

  ③进行工程进度的协调,监督可交付成果的提交,实施有效的项目过程控制和时间管理。

  ④必要时临时接替项目经理的工作,代其行使对项目的领导职责。

  [page] (2)项目跟踪监控

  ①项目实施过程中,从进度、需求、成本、工作量、规模、风险等方面跟踪项目执行过程,进行相应数据采集,并进行基础统计分析。

  ②及时对项目组提出有关项目执行方面的意见和建议。

  ③定期收集整理有关项目执行及管理的数据,并交管项目审计人员统计。

  ④定期向项目管理部经理汇报项目的进展情况及存在的问题,对项目重大问题或紧急危机情况及时报告。

  ⑤对项目经理的业绩进行总结评价,为人力资源部门对项目经理进行绩效评估提供参考依据。

  2.在项目实施过程中扮演项目经理的督导员、项目信息枢纽的角色

  (1)项目经理的督导员

  ①项目组织结构定义:在项目启动时,和项目经理一起进行项目组角色及职责定义,并制订项目。

  ②组织进行项目管理和开发流程(含立项流程、测试流程淀义:在各项目组推行设计、开发、测试制。

  ③初步建立项目风险记录库及项目历史数据库:积累项目经验,为项目经理实施有效的项目策划和项目管理,提供历史经验参考。

  ④组织建立技术研发人员人力资源库,跟踪记录岗位技能及个人项目经验档案,初步实现资源合理调配。

  ⑤组织建立技术等级制度,组织制定并实施技术人扶技术等级、晋升规则。

  ⑥制定并实施年度培训规划,组织技术研发人员各项培训实施;负责提供项目管理的相关培训资源及相关培训规划;为项目组提供充分可靠的技术人力资源保障。

  ⑦组织开发人员建立构件库,实现代码重用,提高开发效率。

  [page] (2)项目信息枢纽

  在项目信息(包括质量信息)沟通方面,项目监理起到了上传下达的信息中心枢纽的作用。

  ①上传:进行质量信息系统策划,明确主要项目信息收集渠道,负责项目状态审计及项目信息汇总统计与分析,及时向管理层提供项目的可视化信息及分析评价意见,供决策参考。

  ②下达:及时向各项目组传达并贯彻落实来自分行管理层的决策信息。

  厦门建行在应用系统项目研发过程中,通过实施内部项目监理制,提高了项目质量,降低了项目风险,有效控制了项目经费,保证了项目进度,项目管理水平得到了很大提高。

  三、推行内部项目监理制的实施要点

  根据厦门建行实施项目监理制的经验,笔者认为,在IT行业中推行内部项目监理制需要注意的问题包括以下几方面。

  1.需要明确项目监理的职能及其与项目组的关系

  项目监理岗位从设立伊始,就应当明确其岗位职能,特别是其与项目组的关系,否则难以保证项目监理与项目组的独立性,或者使得监理人员的项目辅导作用减弱,终与传统意义上SQA人员毫无二致。

  2.高级管理层应当给予项目监理足够的支持

  从项目监理所承担的沟通协调作用看,要使项目监理的职能在企业中得以顺利实现,高级管理层应当给予足够的支持。要实现这项要求,重要的在于高管要给从专业技术角度来看,项目监理应当具有丰富的项目实施经验,对产品研发有较深入了解,熟悉产品开发的过程,对各种应用开发技术有较全面的了解。从管理技能来进行职位分析,项目监理应掌握项目管理知识,熟悉软件开发工程各个环节的实施和控制方法,具有的项目推进实施能力和领导、沟通、协调能力,有团队合作的精神。只有符合上述要求,在专业水平、管理技能等方面均具备较强综合素质者才是合适的人选。

  在IT行业设置内部项目监理还处于摸索阶段,因此,与之相配套的组织形式设置、项目监理的权责范围界定等方面还存在诸多问题,具体的实施方法和项目监理手段还远未成熟。这需要广大IT业项目管理工作者不断地摸索并加以完善,在实践中汲取工程项目监理及第三方信息工程项目监理的经验,逐步形成较为成熟的IT业内部项目监理制体系和实施方法。

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